Microsoft 365 Copilot erfasst persönliche Gespräche jetzt direkt über die OneNote-App auf dem Smartphone oder Computer: Tonmitschnitt, Fotos und getippte Notizen laufen dabei in einer einzigen Aufnahme zusammen. Am Ende baut Copilot daraus automatisch eine fertige Seite mit Mitschrift und den wichtigsten Punkten. Nötig ist eine kostenpflichtige Copilot-Zusatzlizenz.
OneNote nimmt Ton, Fotos und Notizen gemeinsam auf
Die neue Funktion heißt „Mitschreiben” und steckt in den Copilot-Notizbüchern von OneNote. Wer sie startet, zeichnet ein Gespräch als Ton auf, fotografiert nebenbei ein Whiteboard oder ein Dokument und tippt zusätzliche Stichpunkte – alles in einer einzigen laufenden Sitzung. Auf dem Windows-Rechner erkennt die Funktion sogar automatisch, wenn gerade ein Meeting in Zoom, Webex oder Google Meet läuft, und bietet die Mitschrift von selbst an. Am Ende der Aufnahme wählt man ein Notizbuch aus, und Copilot erstellt daraus eine strukturierte Seite mit Wortprotokoll, den aufgenommenen Fotos, den eigenen Notizen und einer kurzen Zusammenfassung der wichtigsten Punkte. Copilot-Notizbücher boten bislang bereits eine gesprochene Audioübersicht vorhandener Notizen; „Mitschreiben” liefert jetzt erstmals den passenden Rohstoff direkt aus dem Gespräch dazu.
Im Büroalltag spart das die Nachbereitung
Ein Beispiel aus der Praxis: Eine Sachbearbeiterin trifft sich anderthalb Stunden lang persönlich mit einem externen Dienstleister, ohne Laptop dabei zu haben. Sie startet die Aufnahme auf dem Diensthandy, fotografiert zwischendurch handschriftliche Notizen auf dem Flipchart und tippt zwei Stichpunkte zu offenen Fragen ein. Nach dem Gespräch tippt sie auf „Beenden” – wenige Minuten später liegt im Notizbuch eine fertige Seite mit Mitschrift, den Fotos und einer Zusammenfassung der Vereinbarungen, die sie direkt an eine Kollegin weiterleiten kann. Aus dieser Seite lassen sich anschließend auf Zuruf auch Dokumente, Präsentationen oder erneut gesprochene Zusammenfassungen erzeugen, ohne die Notizen ein zweites Mal abzutippen.
Zugang kostet eine zusätzliche Copilot-Lizenz
Die Aufnahme-Funktion läuft weltweit und ausschließlich mit einem geschäftlichen oder schulischen Microsoft-365-Konto; private Microsoft-Konten bleiben außen vor. Für iPhone, iPad und Windows steht sie bereits zur Verfügung, für Android-Smartphones läuft die Einführung seit Ende August 2026 und zieht sich nach aktuellem Stand noch bis in den September. Vorausgesetzt sind eine Microsoft-365-Copilot-Zusatzlizenz sowie ein aktives SharePoint- oder OneDrive-Konto zum Speichern der Notizbücher. Der Zusatzpreis liegt Fachportalen zufolge zwischen rund 15,60 Euro für kleinere Unternehmen und 28,10 Euro für Großkunden pro Person und Monat – eine offizielle, einheitliche Liste für Deutschland veröffentlicht Microsoft nicht, die Angabe ist unabhängig nicht abschließend verifiziert. So startet man die Funktion:
- OneNote-App auf dem Smartphone, Tablet oder Windows-Rechner öffnen
- Zu den Copilot-Notizbüchern wechseln
- Auf „Aufnahme” beziehungsweise „Capture” tippen
- Gespräch, Fotos und Notizen sammeln und mit „Beenden” abschließen
- Ein Notizbuch zum Speichern der fertigen Seite auswählen
Entscheidend wird, ob die eigene IT-Abteilung die Funktion überhaupt freischaltet: Ohne bestehende Copilot-Lizenz bleibt die Aufnahme unerreichbar, und Administratorinnen und Administratoren können den Zugriff per Cloud-Richtlinie sperren. Wer damit Kunden- oder Personalgespräche mitschneidet, sollte vorher alle Beteiligten informieren und interne Datenschutzvorgaben prüfen – Microsoft verlangt laut eigenen Angaben ohnehin die Zustimmung aller Teilnehmenden vor jeder Aufzeichnung. Für Videobesprechungen in Microsoft Teams gibt es mit Recap bereits eine ähnliche Automatik – neu und offen zugleich ist, wie schnell auch persönliche Treffen ohne Videocall zum Regelfall werden.
