Eine E-Mail-Kette mit Terminvorschlägen endet oft damit, dass jemand Uhrzeit, Teilnehmerkreis und Tagesordnung von Hand zusammenträgt. Microsoft hat diesen Schritt in Copilot für Outlook automatisiert: Aus dem E-Mail-Verlauf entsteht auf Knopfdruck ein Terminvorschlag samt Agenda. Für Assistenz und Sachbearbeitung entfällt damit ein wiederkehrender Handgriff im Postfach.
Copilot liest E-Mails und entwirft Termin samt Agenda
Copilot in Outlook liest laut Microsoft einen ausgewählten E-Mail-Verlauf und erstellt daraus einen Terminvorschlag mit Titel und Tagesordnung. Der Button „Zeitplan mit Copilot” sitzt direkt in der Symbolleiste über der geöffneten E-Mail-Konversation. Alternativ funktioniert die Agenda-Erstellung auch andersherum: In einem neu angelegten Termin lässt sich über das Copilot-Symbol im Beschreibungsfeld eine Agenda automatisch entwerfen.
Copilot übernimmt damit im Kalender eine ähnliche Rolle wie an anderer Stelle in Microsoft 365: In Excel gestaltet die KI bereits automatisch Tabellen im einheitlichen Design, in PowerPoint baut sie aus Word-Berichten fertige Folien. Im Kalender ersetzt sie jetzt das Nachlesen langer E-Mail-Verläufe vor jedem neuen Termin.
So entsteht der Terminvorschlag in fünf Schritten
Ein typischer Fall aus dem Büroalltag: Mehrere Kolleginnen und Kollegen haben in einer E-Mail-Kette mögliche Termine für ein Projektgespräch diskutiert, ohne sich festzulegen. Copilot fasst den Verlauf zusammen und schlägt Termin und Tagesordnung vor:
- E-Mail-Verlauf mit Terminwunsch im neuen Outlook öffnen
- In der Symbolleiste „Zeitplan mit Copilot” auswählen (mobil: „Mit Copilot planen”)
- Von Copilot vorgeschlagenen Titel und Agenda-Entwurf durchlesen
- Entwurf mit „Beibehalten” übernehmen oder Ton und Länge anpassen lassen
- Teilnehmerkreis und Zeitpunkt kontrollieren und Einladung versenden
Enthält der E-Mail-Verlauf kaum konkrete Angaben zu möglichen Terminen, verzichtet Copilot laut Microsoft auf eine Agenda und übernimmt nur den ursprünglichen Betreff als Titel. Je nach Outlook-Version kann der Button auch anders beschriftet oder an anderer Stelle platziert sein.
Preis, Voraussetzungen und Grenzen im Überblick
Die Funktion braucht eine bezahlte Copilot-Lizenz für Unternehmen. Damit setzt Microsoft ein Muster fort: Die bislang kostenlose Terminvorbereitung Meeting Insight schaltet der Konzern seit Mitte August 2026 ab, auch sie läuft nur noch mit Copilot-Lizenz weiter. Laut Microsofts Preisübersicht kostet sie im Aktionspreis bis 30. September 2026 bei Jahresabo ab 15,60 Euro pro Nutzer und Monat, regulär 18,20 Euro. Bei monatlicher statt jährlicher Abrechnung werden daraus 21,84 Euro. Zusätzlich ist ein berechtigender Microsoft-365-Business-Plan wie Business Standard oder Premium Pflicht – ohne ihn lässt sich die Copilot-Lizenz gar nicht erst buchen.
Verfügbar ist die Terminplanung laut Microsoft bislang im neuen Outlook für Windows sowie in Outlook für Mobilgeräte. Ob und wann eine Version für Mac oder das Web folgt, nennt die Hilfeseite nicht. Zu einzelnen Sprachen äußert sich Microsoft dort ebenfalls nicht; die Copilot-Lizenz selbst ist aber regulär auch in Deutschland und der EU erhältlich.
Da der E-Mail-Verlauf oft Namen, Kundendaten oder interne Absprachen enthält, verarbeitet Copilot beim Erstellen der Agenda automatisch echte Geschäftsdaten. Microsoft erklärt in seiner Dokumentation zu Datenschutz und Copilot, Eingaben und über Microsoft Graph abgerufene Daten würden nicht zum Training der zugrunde liegenden KI-Modelle verwendet. Für vertrauliche oder als schädlich eingestufte Inhalte erstellt Copilot ohnehin keine Agenda.
Copilot spart vor allem Zeit bei Terminen mit längerer E-Mail-Vorgeschichte, bei kurzen Ein-Satz-Anfragen lohnt sich der Umweg kaum. Fehlen im Verlauf klare Angaben zu Datum, Uhrzeit oder Thema, bleibt die Tagesordnung leer oder ungenau. Wer den Vorschlag ungeprüft übernimmt, verschickt im schlimmsten Fall eine unpassende Einladung an alle Teilnehmenden.
