Eine Einladung oder ein Rundschreiben an fünfzig Kundinnen und Kunden persönlich zu formulieren, kostet normalerweise viel Zeit. Copilot in Word schreibt einen ersten Brieftext, den die Seriendruckfunktion von Word automatisch mit Namen und Adresse aus einer Liste verbindet. Am Ende liegt für jeden Empfänger ein fertiger, persönlich angesprochener Brief vor, ohne dass jede Zeile einzeln getippt werden muss.
Copilot liefert den Text, Word übernimmt die Personalisierung
Copilot übernimmt in Word die erste Formulierung. Ein kurzer Auftrag wie „Schreibe eine Einladung zur Kundenveranstaltung” liefert einen fertigen Entwurf mit Betreff, Platzhalter-Anrede und Schlusssatz. Copilot erzeugt dabei laut der Microsoft-Hilfeseite zum Textentwurf nur einen Vorschlag, der sich übernehmen, verwerfen oder neu erzeugen lässt.
Die eigentliche Personalisierung – Name, Adresse, individuelle Anrede – übernimmt anschließend die Seriendruckfunktion von Word, die es schon lange vor Copilot gibt. Beide Funktionen ergänzen sich: Copilot liefert den Text, Seriendruck erledigt die Massenverarbeitung für viele Empfänger gleichzeitig. Je nach Word-Version und Copilot-Rollout kann der genaue Menüpunkt geringfügig anders heißen oder an anderer Stelle liegen.
So entsteht der Serienbrief in sechs Schritten
Beispiel aus dem Büroalltag: Eine Assistenz verschickt eine Einladung zur Jahresfeier an fünfzig Geschäftspartner. Der Ablauf läuft komplett in Word, ein Zusatzprogramm ist nicht nötig:
- Word-Dokument öffnen und mit Copilot einen Basistext für den Brief entwerfen
- Adressliste mit Name, Anrede und Adresse in Excel oder im Outlook-Adressbuch vorbereiten
- Im Menü „Sendungen” den Seriendruck starten und die Adressliste verknüpfen
- Seriendruckfelder wie Anrede und Name an den passenden Stellen in den Copilot-Text einfügen
- Vorschau der einzelnen Briefe prüfen und Formulierungen bei Bedarf nachbessern
- Seriendruck abschließen und alle Briefe zusammenführen oder direkt drucken
Eine Sachbearbeiterin tippt den Brief damit nur einmal und muss weder Namen noch Adressen von Hand einsetzen. Copilot kennt dieses Zusammenspiel aus Text und Automatisierung bereits aus Outlook, wo die KI E-Mail-Entwürfe direkt im Ton anpasst. In Word übernimmt Copilot nur den Text, die Verteilung an viele Empfänger bleibt Aufgabe des Seriendrucks.
Kosten, Verfügbarkeit und Voraussetzungen im Überblick
Die Seriendruckfunktion gehört zu jeder Word-Version und kostet nichts zusätzlich; eine Adressliste in Excel oder im Outlook-Adressbuch genügt als Datenquelle. Copilot benötigt dagegen eine kostenpflichtige Zusatzlizenz zum bestehenden Microsoft-365-Abo. Laut der offiziellen Preisliste von Microsoft kostet Microsoft 365 Copilot Business derzeit 15,60 Euro pro Nutzer und Monat, ein Aktionspreis bis Ende September 2026; danach gilt der reguläre Preis von 18,20 Euro. Beide Funktionen stehen in Deutschland und der gesamten EU zur Verfügung, für Windows, Mac und im Web.
Da die Adressliste echte Kunden- oder Mitarbeiterdaten enthält, gehört sie in dieselben Zugriffsrechte wie andere Kundendaten. Copilot selbst liest dabei nur den eingegebenen Brieftext, nicht automatisch die gesamte Adressliste.
Copilot ersetzt keine Schlusskontrolle: Bei knappen Eingaben schlägt die KI mitunter einen unpassenden Ton oder falsche Details vor, die vor dem Versand korrigiert werden sollten. Für sehr verschachtelte Serienbriefe mit bedingten Textbausteinen – etwa unterschiedlichen Absätzen je nach Kundengruppe – braucht es weiterhin die klassische Word-Feldfunktion; Copilot liefert hier nur den ersten Textentwurf, nicht die Logik dahinter.
