Microsoft hat Copilot in Excel um einen Änderungsverlauf erweitert, der seit September 2026 für Kundinnen und Kunden mit Copilot-Lizenz verfügbar ist. Auf Zuruf fasst die KI zusammen, wer eine gemeinsam genutzte Tabelle wann bearbeitet hat, und macht einzelne Änderungen rückgängig. Vorausgesetzt ist die kostenpflichtige Microsoft-365-Copilot-Lizenz.
Die KI fasst Änderungen in geteilten Tabellen zusammen
Viele Excel-Tabellen im Büro bearbeitet nicht nur eine Person: Ein Team pflegt gemeinsam Budgets, Forecasts oder Projektlisten in derselben Datei. Bisher blieb oft unklar, wer welche Zahl zuletzt verändert hat, ohne jede Zelle einzeln zu prüfen oder Kolleginnen und Kollegen einzeln zu fragen. Genau das übernimmt jetzt der neue Änderungsverlauf von Copilot in Excel.
Wer im Copilot-Chatfenster fragt „Wer hat die Werte im Blatt Prognose geändert?” oder „Fasse die Änderungen der letzten sieben Tage zusammen”, erhält eine Antwort in ganzen Sätzen statt einer technischen Liste. Copilot ordnet dabei jede Änderung einer Person und einem Zeitpunkt zu und markiert Bearbeitungen verschiedener Kolleginnen und Kollegen auf Wunsch in unterschiedlichen Farben. Laut Microsofts Ankündigung im hauseigenen Tech-Blog lassen sich zusätzlich Änderungen erkennen, die Copilot selbst im Rahmen anderer Funktionen vorgenommen hat. So bleibt nachvollziehbar, ob eine Anpassung von einem Menschen oder von der KI stammt. Die Funktion ersetzt die klassische Änderungsverfolgung in Excel nicht, ergänzt sie aber um eine verständliche Zusammenfassung in Alltagssprache.
Buchhaltung und Sachbearbeitung sparen Sucharbeit
Ein Alltagsbeispiel: Eine Sachbearbeiterin öffnet montags früh die gemeinsame Umsatztabelle und findet eine Formel in der Spalte Gewinn plötzlich kaputt vor. Statt jede Zelle einzeln durchzugehen, fragt sie Copilot, welche Änderung den Fehler ausgelöst hat. Die KI zeigt die verantwortliche Bearbeitung, erklärt den Fehler in einfachen Worten und stellt auf Wunsch die zuletzt funktionierende Version wieder her.
Copilot in Excel kann inzwischen auch den Monatsabschluss automatisieren – der Änderungsverlauf ergänzt das um Transparenz, wer welche Zahl zuletzt angefasst hat. Für die Buchhaltung heißt das: weniger Rückfragen im Team, weniger Zeit für den Abgleich von Kopien und ein nachvollziehbarer Nachweis bei internen Prüfungen oder am Jahresende. Auch in der Projektarbeit hilft die Übersicht: Eine Teamleitung kann sich montags in Sekunden zeigen lassen, was sich in der gemeinsamen Aufgabenliste über das Wochenende verändert hat, statt jede Zeile selbst zu vergleichen. Excel speichert unterstützte Änderungen bis zu 365 Tage lang. Wer bislang mit farbig markierten Kopien oder E-Mail-Rückfragen an Kolleginnen und Kollegen arbeitete, kann diesen Zwischenschritt jetzt häufig überspringen.
Verfügbar weltweit – nötig ist die Copilot-Zusatzlizenz
Der Änderungsverlauf steht seit Anfang September 2026 allgemein zur Verfügung, ganz ohne separate Anmeldung zu einer Testphase. Die Funktion läuft in Excel für das Web, für Windows und für den Mac, weltweit und ausdrücklich auch in Deutschland und Österreich. Vorausgesetzt ist allerdings eine kostenpflichtige Microsoft-365-Copilot-Lizenz für Unternehmen, die Microsoft aktuell ab 15,60 Euro pro Nutzer und Monat im Jahresabo anbietet – der Aktionspreis gilt bis Ende Dezember 2026. Eine kostenlose Privat-Version des Änderungsverlaufs gibt es nicht, ein reines Microsoft-365-Abo ohne Copilot-Zusatz reicht also nicht aus. Ob die Lizenz im eigenen Unternehmen bereits gebucht ist, lässt sich am schnellsten bei der IT-Abteilung oder im Microsoft-365-Verwaltungscenter erfragen.
So lässt sich die Funktion finden:
- Eine Excel-Datei öffnen, die mit anderen Personen geteilt wird.
- Im Copilot-Chatfenster eine Frage zu Änderungen stellen, etwa „Wer hat die Werte im Blatt Umsatz geändert?”.
- Alternativ auf der Registerkarte „Überprüfen” die Schaltfläche „Änderungen anzeigen” öffnen.
- Antworten und farbige Markierungen prüfen, bevor Ergebnisse weiterverwendet oder verschickt werden.
Entscheidend wird, ob Teams den Änderungsverlauf tatsächlich nutzen, statt weiter einzelne Zellen von Hand zu vergleichen. Offen bleibt, wie zuverlässig die Zusammenfassungen bei sehr großen, stark verschachtelten Arbeitsmappen ausfallen; Microsoft empfiehlt selbst, KI-Antworten vor der Weiterverwendung zu prüfen. Wer Kunden- oder Firmendaten in geteilten Tabellen pflegt, sollte vor der Freigabe an Copilot die internen Vorgaben zum Datenumgang im Unternehmen beachten.
