Wer in einer geerbten oder alten Excel-Tabelle auf eine verschachtelte Formel stößt, versteht oft nicht auf Anhieb, was sie berechnet. Solche Fundstücke tauchen in der Buchhaltung, im Controlling oder in Bestelllisten auf, die über Jahre von wechselnden Kolleginnen und Kollegen weitergepflegt wurden. Microsoft hat Copilot in Excel um eine Funktion erweitert, die solche Formeln in einfachen Sätzen erklärt und bei Bedarf auch korrigiert. Die Funktion braucht keine Programmierkenntnisse und lässt sich direkt in der Zelle bedienen.
Copilot erklärt eine markierte Formel in Alltagssprache
Copilot liest die Formel in der markierten Zelle und übersetzt sie laut Microsoft in verständliche Sätze – etwa was addiert, verglichen oder aus einer Liste herausgefiltert wird. Bei einer verschachtelten WENN-Formel benennt Copilot laut Microsoft jede Bedingung einzeln, statt nur das Endergebnis zu nennen. Die Erklärung erscheint im Chatfenster am Bildschirmrand, die Formel selbst bleibt dabei unverändert. Wer es genauer wissen will, stellt im selben Fenster eine Rückfrage zu einem einzelnen Zellbezug.
So lässt sich eine Formel Schritt für Schritt erklären:
- Zelle mit der gewünschten Formel markieren.
- Copilot-Symbol am Zellrand oder in der Excel-Symbolleiste öffnen.
- Im Chatfenster den Satz „Erkläre die Formel in dieser Zelle” eingeben.
- Erklärung lesen und mit der eigenen Tabelle abgleichen.
- Bei Unklarheiten gezielt nach einem einzelnen Zellbezug fragen.
- Ergebnis stichprobenartig von Hand nachrechnen, bevor es weiterverwendet wird.
Copilot findet Fehler und schlägt eine korrigierte Formel vor
Zeigt eine Zelle eine Fehlermeldung wie #WERT! oder ein offensichtlich falsches Ergebnis, lässt sich Copilot auch um eine Korrektur bitten. Das Werkzeug schlägt dann eine überarbeitete Formel vor, etwa für eine Prozentveränderung oder eine Suche mit SVERWEIS beziehungsweise XVERWEIS in einer langen Liste. Auch komplett neue Formeln lassen sich in normaler Sprache beschreiben, etwa „berechne die Differenz zwischen den Zellen A1 und B1 in Prozent”. Microsoft weist ausdrücklich darauf hin, dass KI-erzeugte Vorschläge vor der Übernahme geprüft werden sollten.
Copilot in Excel bietet inzwischen weitere Funktionen für wiederkehrende Büro-Aufgaben, etwa vorgefertigte Abläufe für den Monatsabschluss. Wer regelmäßig mit denselben Tabellen arbeitet, profitiert von beiden Funktionen gemeinsam.
Preis, Zugang und Voraussetzungen im Überblick
Die Formel-Erklärung gehört zu Microsoft 365 Copilot und ist kein kostenloses Extra. Der Business-Tarif kostet laut Microsoft ab 15,60 Euro pro Nutzer und Monat bei jährlicher Zahlung, zusätzlich zu einem bestehenden Microsoft-365-Business-Abo. Die Funktion läuft in Excel für Microsoft 365, Excel 2024, Excel für Mac, Excel für iPad und in der Excel-Web-App – ein eigenes Copilot-Konto ist dafür nicht nötig, nur eine zugewiesene Lizenz im Unternehmen. Je nach Excel-Version und Spracheinstellung kann das Copilot-Symbol an leicht anderer Stelle der Symbolleiste erscheinen; wer es nicht findet, öffnet Copilot ersatzweise über das Sternchen-Symbol am Zellrand.
Weil Copilot Zellinhalte zur Verarbeitung an Microsoft schickt, lohnt vor dem Einsatz mit Kunden- oder Personaldaten ein Blick in die firmeninternen Datenschutzregeln. Laut Microsoft bleibe die Verarbeitung von EU-Kundendaten innerhalb der EU-Datengrenze, Eingaben würden zudem nicht zum Training der KI-Modelle genutzt.
Copilot erklärt zuverlässig, was eine Formel berechnet, ersetzt aber kein eigenes Verständnis der Tabelle. Bei sehr komplexen, über mehrere Tabellenblätter verschachtelten Berechnungen liefert das Werkzeug mitunter nur eine grobe Zusammenfassung statt einer vollständigen Herleitung. Wer Formelvorschläge ohne eigene Excel-Grundkenntnisse blind übernimmt, riskiert Rechenfehler, die erst bei der nächsten Prüfung auffallen – genau hier bleibt menschliche Kontrolle nötig.
