Ein neues Teammitglied startet, und plötzlich fehlt die Zeit für Checkliste, Begrüßungs-Mail und den ersten Kalendertermin. Microsoft Copilot in Word und Outlook übernimmt aus wenigen Angaben den ersten Entwurf für alle drei Bausteine. Der folgende Workflow zeigt Schritt für Schritt, wie aus Stichpunkten in wenigen Minuten eine vollständige Willkommens-Mappe entsteht – statt der sonst üblichen ein bis zwei Stunden für Zusammensuchen und Formulieren.
Copilot verwandelt Stichpunkte in eine fertige Checkliste
Im neuen Word-Dokument öffnet ein Klick auf das Copilot-Symbol das Eingabefeld für den Entwurf. Wer dort Name, Startdatum, Abteilung und die wichtigsten Aufgaben der ersten Woche einträgt, erhalte laut Microsoft-Support eine strukturierte erste Fassung der Checkliste. Eine bestehende alte Checkliste lässt sich per Schrägstrich als Referenzdatei einbinden, bis zu 20 Dateien gleichzeitig, sodass Copilot Aufbau und Ton übernimmt. Der Entwurf lässt sich danach behalten, neu generieren oder gezielt verfeinern, etwa mit dem Zusatz „kürzer fassen”. Wichtig bleibt der Hinweis von Microsoft selbst: Details müssten vor der Weitergabe geprüft werden, damit sie tatsächlich stimmen.
Aus Checkliste und Mail wird eine komplette Willkommens-Mappe
Der Ablauf lässt sich in sieben Schritten zusammenfassen:
- Eckdaten der neuen Person zusammenstellen: Name, Starttag, Abteilung, Vorgesetzte
- In Word mit Copilot eine erste Checkliste für die Startwoche entwerfen lassen
- Eine vorhandene Checkliste als Referenzdatei einbinden, damit Copilot Aufbau und Formulierungen übernimmt
- Checkliste prüfen und um firmenspezifische Punkte wie Zugänge oder Sicherheitsschulungen ergänzen
- In Outlook mit Copilot eine Begrüßungs-E-Mail entwerfen und Ton sowie Länge über das Dropdown-Menü anpassen
- Für den ersten Arbeitstag direkt aus der Mail-Kommunikation einen Termin samt Agenda vorschlagen lassen – dieselbe Copilot-Funktion nutzt bereits der Beitrag zu Copilot in Outlook für Termine mit Agenda
- Checkliste, Mail und Termin vor dem Versand gegenlesen und intern freigeben lassen
Copilot in Outlook entwerfe die Begrüßungs-Mail laut Microsoft-Support entweder im Eingabefeld über der Nachricht oder im Copilot-Chat daneben. Danach wählt eine Person zwischen mehreren Tonlagen und Längen. Der reine Text-Modus wird nicht unterstützt, die Mail muss also im HTML-Format verfasst sein.
Der Zugang kostet eine Zusatzlizenz zum Geschäftskonto
Copilot in Word und Outlook setzt ein berechtigtes Microsoft-365-Business- oder -Enterprise-Konto voraus, ergänzt um die kostenpflichtige Copilot-Lizenz. Laut Microsofts Preisseite koste die Business-Zusatzlizenz aktuell 15,60 Euro pro Nutzer und Monat im Jahresabo. Diese Aktion laufe bis Ende Dezember 2026, danach gelte der reguläre Preis von 18,20 Euro. Ein privates Microsoft-Konto reicht nicht aus, die Funktion läuft im Web, unter Windows und auf dem Mac. Bedienoberfläche und Support-Dokumentation stehen auf Deutsch bereit, die Lizenz lässt sich auch für einzelne Nutzerinnen und Nutzer in einem deutschen Unternehmenstarif hinzubuchen.
Für Namen und Startdaten neuer Kolleginnen und Kollegen gilt der Datenschutz-Rahmen des jeweiligen Geschäftskontos, den Microsoft in eigenen Compliance-Unterlagen beschreibt. Bei zusätzlichen sensiblen Angaben wie Gehalt oder Gesundheitsdaten lohnt vorher trotzdem ein Blick in die eigenen internen Richtlinien.
Copilot ersetzt die persönliche Einarbeitung nicht: Er kennt weder firmenspezifische Abläufe noch aktuelle Ansprechpartner und formuliert Checklisten mitunter zu allgemein. Jede Mappe braucht deshalb vor dem Versand eine kurze Prüfung durch eine Person, die den echten Ablauf im eigenen Team kennt.
