Microsoft baut die Textüberarbeitung mit Copilot in Outlook aus. Wer einen Absatz im E-Mail-Entwurf markiert, kann die Künstliche Intelligenz direkt bitten, ihn kürzer, förmlicher oder anders aufgebaut zu formulieren. Das erspart das Neutippen ganzer Nachrichten. Vorausgesetzt wird ein kostenpflichtiges Copilot-Abo, das viele Unternehmen bereits gebucht haben.
Copilot schreibt markierte Textstellen direkt um
Bisher ließ sich mit Copilot in Outlook vor allem eine ganze E-Mail aus einem Stichwort erzeugen. Neu ist die gezielte Nachbearbeitung. Eine Nutzerin markiert einen einzelnen Absatz im bereits geschriebenen Entwurf und öffnet das Copilot-Symbol. Dort wählt sie eine Option wie „kürzer”, „förmlicher” oder „umstrukturieren” – oder tippt eine eigene Anweisung. Laut der Hilfeseite von Microsoft lässt sich der Vorschlag anschließend übernehmen, verwerfen oder neu erzeugen lassen. Copilot kann dabei auch Rückfragen zu Ziel, Zielgruppe und Ton stellen. So passt es den Text in mehreren kurzen Schritten an, statt sofort eine fertige Fassung zu liefern.
Ein Beispiel aus dem Büroalltag: Eine Sachbearbeiterin entwirft eine Antwort auf eine Kundenbeschwerde. Der erste Absatz klingt ihr aber zu schroff. Statt den Text komplett neu zu schreiben, markiert sie nur diesen Absatz und wählt „Ton ändern”. Copilot schlägt eine freundlichere Formulierung vor, Betreff, Anrede und der Rest der Mail bleiben unverändert. Ähnlich funktioniert das inzwischen auch bei Gmails Schreibhilfe, die freie Textanweisungen für Entwürfe erlaubt. Outlook setzt zusätzlich auf das gezielte Markieren einzelner Abschnitte statt der gesamten Nachricht.
So findet sich die Funktion in Outlook
Die Nachbearbeitung ist an keiner versteckten Stelle im Menü vergraben. Sie lässt sich direkt beim Schreiben nutzen und braucht keine gesonderte Installation:
- Eine neue E-Mail öffnen oder einen bestehenden Entwurf aufrufen.
- Den Textabschnitt markieren, der geändert werden soll.
- Auf das Copilot-Symbol in der Werkzeugleiste klicken.
- Eine vorgeschlagene Option wählen (Ton, Länge, Struktur) oder eine eigene Anweisung eingeben.
- Den neuen Vorschlag übernehmen, verwerfen oder eine weitere Anpassung anfordern.
Die Funktion steht in Outlook im Web und in der neuen Outlook-App bereits zur Verfügung. In der klassischen Outlook-Version für Windows rollt Microsoft die Compose-Oberfläche derzeit schrittweise aus. Taucht das Copilot-Symbol nicht auf, liegt das meist an zwei Dingen. Entweder hat die IT-Abteilung die Zusatzlizenz noch nicht zugewiesen, oder die eigene Outlook-Version hat den Rollout noch nicht erreicht. Ein Blick in die Kontoeinstellungen oder eine Nachfrage beim IT-Support schafft dann Klarheit. Wer unsicher ist, ob die Funktion schon bereitsteht, markiert probeweise einen beliebigen Satz in einem Entwurf. Erscheint dabei das Copilot-Symbol, lässt sich die Nachbearbeitung sofort ausprobieren, ganz ohne zusätzliche Einstellungen.
Kosten und Verfügbarkeit in Deutschland
Die Funktion gehört zu Microsoft 365 Copilot. Laut Ankündigung im offiziellen Microsoft-Blog läuft sie weltweit aus, der Rollout soll bis Anfang August 2026 abgeschlossen sein. Für Deutschland und die EU gibt es keine Einschränkung, die Oberfläche funktioniert auch auf Deutsch. Notwendig ist allerdings eine kostenpflichtige Zusatzlizenz. Laut der offiziellen Preisliste von Microsoft kostet Microsoft 365 Copilot Business derzeit 15,60 Euro pro Nutzer und Monat. Das ist ein Aktionspreis bis Ende September 2026, danach gilt der reguläre Preis von 18,20 Euro. Diese Summe kommt zusätzlich zu einem bestehenden Microsoft-365-Geschäftsabo wie Business Standard oder Business Premium hinzu. Für große Unternehmen mit E3- oder E5-Lizenz gilt die teurere Variante Copilot Enterprise. Privatnutzerinnen und -nutzer ohne Firmenlizenz haben keinen Zugriff, ein privates Outlook.com-Konto reicht dafür nicht aus.
Entscheidend wird, ob Unternehmen die zusätzlichen Kosten für die Copilot-Lizenz angesichts vieler kleiner Zeitersparnisse rechtfertigen. Wer den Entwurfsassistenten nutzt, sollte zudem klären, ob interne Vorgaben das Einfügen von Kunden- oder Vertragsdaten in KI-Textvorschläge einschränken. Das gilt besonders, bevor sensible Formulierungen über Copilot laufen.
