Microsoft schaltet die kostenlose Funktion Meeting Insight in Outlook zwischen Mitte August und Anfang September 2026 ab. Bislang zeigte sie vor Terminen automatisch passende E-Mails und Dateien an. Wer diese Vorbereitungshilfe weiter nutzen will, braucht danach eine kostenpflichtige Copilot-Lizenz für Microsoft 365.
Outlook verliert eine bislang kostenlose Vorschau-Funktion
Meeting Insight ist die Funktion in Outlook, die vor einem Termin automatisch die dazu passenden E-Mails und Dateien zusammenstellt, ganz ohne dass jemand danach suchen muss. Laut der offiziellen Ankündigung im Microsoft-365-Nachrichtencenter beginnt die Abschaltung Mitte August 2026 und ist bis Anfang September 2026 auf allen Plattformen abgeschlossen: Outlook im Web, das neue Outlook für Windows, Outlook für Mac, die mobilen Apps und Teams. An ihre Stelle tritt die Funktion „Vorbereitung auf dieses Meeting” von Copilot für Microsoft 365, die Nachrichten in einem Terminfenster ähnlich zusammenfasst und zusätzlich offene Aufgaben sowie passende Dokumente auflistet. Der Unterschied für den Arbeitsalltag: Die alte Funktion war Teil des normalen Microsoft-365-Abos, die neue ist es nicht. Nach Recherchen des Windows-Blogs Born City betrifft die Umstellung alle, die bislang keine Copilot-Lizenz gebucht haben, unmittelbar. Für sie verschwindet die automatische Terminvorbereitung ersatzlos, ohne dass eine Alternative im normalen Abo nachrückt.
Ohne Copilot-Abo fehlt die automatische Terminvorbereitung
Eine Sachbearbeiterin, die morgens zehn Termine im Kalender hat, konnte bisher direkt im Terminfenster sehen, welche E-Mail zu welchem Kunden gehört oder welches Dokument zuletzt dazu bearbeitet wurde, ohne im Postfach zu suchen. Ab September entfällt das für alle ohne Copilot-Lizenz: Vor jedem Meeting muss wieder manuell nach passenden Nachrichten und Anhängen gesucht werden, etwa über die normale Outlook-Suche oder eine Zusammenfassung aus Teams Recap zu vorherigen Besprechungen. Wer bereits Teams Recap oder eine andere Copilot-Funktion nutzt, bemerkt vom Wegfall wenig, weil sich die Aufgaben ohnehin überschneiden. Für alle anderen bedeutet die Änderung zusätzlichen Aufwand bei der Terminvorbereitung, besonders bei vielen Terminen mit wechselnden Ansprechpartnern.
So lässt sich prüfen, ob die neue Funktion bereits zur Verfügung steht:
- Im Kalender in Outlook im Web oder im neuen Outlook für Windows einen Termin öffnen.
- Oben im Terminfenster nach dem Abschnitt „Vorbereitung auf dieses Meeting” schauen.
- Bei fehlendem Abschnitt oder einem Abo-Hinweis von einer fehlenden Copilot-Lizenz ausgehen.
- Bei der IT-Abteilung nach einer geplanten Copilot-Lizenz fragen.
- Bis zur Klärung Termine weiterhin über die normale Outlook-Suche vorbereiten.
Copilot kostet zusätzlich Geld, abhängig vom Tarif
Die Ersatzfunktion läuft ausschließlich mit einer kostenpflichtigen Copilot-Lizenz für Microsoft 365. Diese kostet für kleinere Unternehmen aktuell ab rund 15,60 Euro pro Nutzerin oder Nutzer und Monat als Aktionspreis bis Ende September 2026, danach regulär 18,20 Euro; größere Organisationen zahlen für die Enterprise-Variante etwa 26 Euro pro Monat. In jedem Fall kommt die Copilot-Lizenz zusätzlich zu einem bestehenden Basis-Abo wie Microsoft 365 Business Standard oder Business Premium hinzu, einzeln kaufen lässt sie sich nicht (unabhängig nicht verifiziert, da die genannten Preise von einem Preisvergleichsportal stammen). Die neue Vorbereitungsfunktion läuft laut der offiziellen Microsoft-Support-Seite weltweit und damit auch auf Deutsch und in der EU, sobald eine Copilot-Lizenz aktiv ist; eine gesonderte Freischaltung für Deutschland ist nicht nötig. Wer kein Copilot-Abo hat und auch keines plant, bekommt ab September keine Ankündigung mehr im Postfach, sondern muss die Terminvorbereitung wieder komplett selbst organisieren.
Entscheidend wird, ob Unternehmen den zusätzlichen Copilot-Aufpreis für eine Funktion zahlen, die bislang im Abopreis enthalten war, oder ob Mitarbeitende künftig ohne automatische Terminvorbereitung auskommen müssen. Da Copilot für die Zusammenfassung auf E-Mails, Kalendertermine und Dokumente zugreift, lohnt sich vor einer Buchung ein Blick in die internen Vorgaben zum Umgang mit Kunden- und Vertragsdaten. Offen bleibt, ob Microsoft weitere bisher kostenlose Outlook-Funktionen in den kommenden Monaten hinter die Copilot-Lizenz verschiebt; Beobachter wie Born City und Dr. Windows sehen darin bereits ein Muster.
