Microsoft erweitert Copilot in Outlook um zusätzliche Aufräum-Befehle für den Posteingang. Wer eine Copilot-Lizenz besitzt, kann E-Mails jetzt per Chat-Nachricht oder Sprachbefehl löschen, verschieben, kopieren, kategorisieren oder in neue Ordner einsortieren. Die Befehle laufen in jeder Outlook-Version, verlangen aber vorerst Englisch als Eingabesprache.
Copilot versteht jetzt deutlich mehr Aufräum-Befehle
Bisher konnte Copilot in Outlook vor allem E-Mails zusammenfassen und beim Formulieren von Antworten helfen. Wer den Posteingang sortieren wollte, musste weiterhin jede Nachricht einzeln anklicken, verschieben oder löschen. Laut der offiziellen Anleitung von Microsoft kommen nun handfeste Aufräumaktionen hinzu, die genau diese Handarbeit ersetzen. Dazu zählen:
- E-Mails archivieren, löschen, verschieben oder kopieren
- Nachrichten anheften, kennzeichnen oder als gelesen beziehungsweise ungelesen markieren
- Kategorien setzen oder entfernen
- Neue Ordner anlegen und Nachrichten automatisch dorthin einsortieren
Die Release Notes für Microsoft 365 Copilot führen die erweiterten Aktionen unter dem 23. September 2026. Für die Eingabe reicht ein einziger Satz, etwa als Chat-Nachricht oder gesprochener Befehl, statt jede Nachricht einzeln durchzuklicken. Copilot erkennt dabei auch Sammelbefehle, die sich auf mehrere Nachrichten gleichzeitig beziehen, etwa alle E-Mails eines bestimmten Absenders oder mit einem bestimmten Wort im Betreff. Microsoft nennt diese Aufräumfunktion „Triage”. Sie steht laut eigener Hilfeseite einheitlich im klassischen Outlook für Windows, im neuen Outlook, im Web, auf dem Mac sowie in den mobilen Apps bereit.
Ein Beispiel zeigt den Zeitgewinn im Büroalltag
Eine Sachbearbeiterin kommt nach einer Urlaubswoche zu vierzig ungelesenen E-Mails zurück. Statt jede Nachricht einzeln zu sortieren, tippt sie einen Satz in den Copilot-Chat: „Archive all read newsletters and move emails with invoice in the subject to the Invoices folder.” Copilot legt den Ordner bei Bedarf selbst an. Der Posteingang ist in Sekunden aufgeräumt, wofür vorher mehrere Minuten Handarbeit nötig waren.
Auf dem Smartphone funktioniert das sogar ganz ohne Tippen. In der mobilen Outlook-App reicht ein gesprochener Satz, um eine Nachricht zu archivieren oder eine Kategorie zu setzen, etwa unterwegs zwischen zwei Terminen. In der Buchhaltung lässt sich so zum Beispiel jede eingehende Rechnungsmail automatisch in einen eigenen Ordner verschieben, ohne dass jemand danach suchen muss. Wer bereits Copilot zum Anpassen von E-Mail-Entwürfen in Outlook nutzt, bekommt die neuen Aufräum-Befehle automatisch in derselben Oberfläche dazu, ohne etwas zusätzlich installieren zu müssen. Auch bestehende, bereits angelegte Ordner lassen sich per Befehl ansteuern, ein manuelles Anlegen ist also nur nötig, wenn tatsächlich eine neue Kategorie entstehen soll.
Copilot kostet extra und versteht bislang nur Englisch
Die Funktion gehört zur kostenpflichtigen Microsoft-365-Copilot-Lizenz. Bis Ende 2026 kostet sie im Aktionspreis ab 15,60 Euro pro Nutzer und Monat zusätzlich zum Microsoft-365-Abo, regulär werden 18,20 Euro fällig. Vorausgesetzt sind zudem ein Firmen- oder Schulkonto mit Exchange Online sowie, je nach Umfang, das neue Outlook für Windows oder Outlook im Web. Text-Befehle funktionieren auf allen Plattformen, gesprochene Befehle bislang nur in der mobilen App für Android und iOS. Microsoft schreibt in der Hilfeseite ausdrücklich, die Aktionen verstünden derzeit nur englische Eingaben; einen Termin für Deutsch nennt der Konzern nicht.
Wer die Funktion ausprobieren will, geht so vor:
- Outlook mit gültiger Copilot-Lizenz öffnen, am Desktop, im Web oder in der App.
- Das Copilot-Chat-Feld öffnen oder auf dem Smartphone das Mikrofon-Symbol antippen.
- Einen englischen Befehl eingeben oder sprechen, etwa „archive all unread newsletters”.
- Den Vorschlag prüfen und bestätigen, falls Copilot vor der Ausführung nachfragt.
Entscheidend wird, ob Microsoft die Befehle zügig auch auf Deutsch anbietet: Ohne deutsche Sprachunterstützung bleibt die Funktion für viele Teams hierzulande vorerst ein Nebenschauplatz. Wer automatisierte Lösch- oder Verschiebebefehle nutzt, sollte vorab prüfen, ob dabei versehentlich wichtige Kunden- oder Rechnungsmails betroffen sein könnten.
