Notion verbindet seine automatischen Meeting-Notizen jetzt mit einem selbstständig arbeitenden Helfer. Sobald die KI ein Gespräch zusammengefasst hat, kann dieser sogenannte Custom Agent Aufgabenlisten aktualisieren, eine Zusammenfassung verschicken oder Rückmeldungen in Tickets verwandeln. Voraussetzung ist bislang ein kostenpflichtiger Notion-Business-Plan, die Funktion läuft testweise.
Notion lässt Meeting-Notizen jetzt selbst weiterarbeiten
Bislang endete die KI-Zusammenfassung eines Meetings in Notion dort, wo sie entstand: als fertiger Text in einer Notiz. Wer danach einen Tracker aktualisieren, Kolleginnen informieren oder Aufgaben verteilen wollte, musste das von Hand erledigen. Das ändert sich laut den Notion-Versionshinweisen vom 31. Juli 2026: Ein Custom Agent lässt sich jetzt so einrichten, dass er automatisch startet, sobald die KI ein Meeting zusammengefasst hat.
Der Custom Agent ist ein Assistent, der ohne Programmierkenntnisse eingerichtet wird, auf ein Ereignis wartet und danach selbstständig eine festgelegte Aufgabe erledigt. Neu ist der Auslöser “Meeting-Notiz zusammengefasst”: Er reagiert erst, wenn die fertige Zusammenfassung vorliegt, nicht schon beim Anlegen eines Termins. Laut Notions Hilfeseite zu Custom Agents lässt sich der Auslöser gezielt auf eine einzelne Übersicht oder Kategorie von Meetings eingrenzen, damit nicht jede Randnotiz einen Lauf startet.
Was das für die tägliche Büroarbeit bedeutet
Ein Beispiel aus dem Praxisalltag: Nach einem einstündigen Projektgespräch liegt die KI-Zusammenfassung in Notion normalerweise binnen weniger Minuten vor. Bisher musste jemand daraus die offenen Punkte herausziehen, den Aufgaben-Tracker aktualisieren und eine Kurznachricht an die Kolleginnen und Kollegen schreiben. Mit dem neuen Auslöser übernimmt das der Custom Agent von allein: Er trägt vereinbarte nächste Schritte direkt in die passende Aufgabenliste ein, verschickt eine Zusammenfassung mit Entscheidungen und nächsten Schritten per E-Mail oder Slack und verwandelt Rückmeldungen aus dem Gespräch sogar in fertige Tickets für ein Projektteam.
Für Sachbearbeitung oder Assistenz bedeutet das vor allem: Die Nachbereitung eines Meetings verschwindet als eigener Punkt von der eigenen To-do-Liste. Ähnliche Automatik gibt es bereits bei anderen Werkzeugen: Die Recap-Funktion in Microsoft Teams fasst Besprechungen zusammen, verteilt die Ergebnisse aber nicht von sich aus weiter. Genau diesen letzten Schritt übernimmt der neue Notion-Baustein zusätzlich.
Kosten, Voraussetzungen und Einrichtung
Die Funktion läuft laut Notions Preisübersicht derzeit als Testphase auf den kostenpflichtigen Plänen Business (20 US-Dollar pro Nutzerin und Monat) und Enterprise; im kostenlosen und im günstigeren Plus-Plan gibt es nur eine eingeschränkte Testversion. Wer den Custom Agent über die Testphase hinaus nutzt, zahlt zusätzlich für ein Guthabensystem: 10 US-Dollar je 1.000 verbrauchte Einheiten pro Monat, je nachdem, wie aufwendig die jeweilige Aufgabe ist. Der IT-Berater Matthias Frank rät deshalb, den Auslöser eng auf wichtige Meetings zu begrenzen, damit das Guthaben nicht durch Nebensächlichkeiten aufgebraucht wird. Die Meeting-Zusammenfassung selbst funktioniert auch auf Deutsch, ebenso die Bedienoberfläche von Notion.
Eingerichtet wird der Automatismus in wenigen Schritten:
- Einstellungen des gewünschten Custom Agent öffnen.
- Unter “Auslöser” die Option “Meeting-Notiz zusammengefasst” hinzufügen.
- Eine Übersicht oder Kategorie auswählen, welche Meetings den Lauf starten dürfen.
- Gewünschte Folgeaufgabe festlegen, etwa Tracker aktualisieren oder Zusammenfassung verschicken.
- Agent speichern; er startet ab dem nächsten passenden Meeting von selbst.
Entscheidend wird, ob Unternehmen den Automatismus überhaupt riskieren wollen: Meeting-Notizen enthalten oft Kundennamen, Preise oder interne Absprachen, die über Notions Cloud verarbeitet werden, sobald sie automatisch an Slack, E-Mail oder ein Ticketsystem weitergereicht werden. Wer dienstliche Meetings darüber laufen lässt, sollte vorher mit der IT oder dem Datenschutz klären, welche Inhalte dafür freigegeben sind. Offen bleibt zudem, wann Notion die derzeitige Testphase in ein reguläres, dauerhaft eingepreistes Feature überführt.
