Wer für eine Beratungsstunde oder einen kleinen Auftrag schnell eine Rechnung braucht, muss dafür nicht extra ein Buchhaltungsprogramm öffnen. ChatGPT, Microsoft Copilot und Google Gemini bauen aus einer kurzen Beschreibung eine Tabelle mit Positionen, Beträgen und Mehrwertsteuer. Die drei Werkzeuge unterscheiden sich jedoch deutlich bei Preis, Voraussetzungen und beim Umgang mit Kundendaten.
Drei KI-Werkzeuge bauen Rechnungstabellen aus einem Satz
Alle drei Anbieter haben ihren Chat-Assistenten inzwischen so erweitert, dass er auf Zuruf eine komplette Tabelle anlegt, statt nur einzelne Formeln zu erklären. Laut OpenAI-Hilfeseite öffnet man dafür den Bereich „Work” in ChatGPT, beschreibt die gewünschte Datei und nennt das Ausgabeformat – ChatGPT erstellt daraus eine Tabelle, die sich als Datei weiterverwenden lässt.
Microsoft-Nutzerinnen und -Nutzer finden Copilot direkt im Excel-Menüband. Laut Microsoft-Support generiert Copilot auf Basis einer Eingabeaufforderung Daten, erstellt Formeln und baut Tabellen und Diagramme auf – praktisch, um vorhandene Excel-Tabellen im einheitlichen Design mit Rechnungsdaten zu füllen.
Google integriert seinen Assistenten Gemini direkt in Google Sheets. Nach Google-Angaben genügt ein Prompt im Seitenbereich, damit Gemini ein ganzes Tabellenblatt samt Struktur anlegt – ähnlich wie beim kürzlich vorgestellten Bau von Mini-Apps aus Tabellendaten.
| Werkzeug | Preis (Einzelperson) | Voraussetzung | Datenschutz-Hinweis | Zugangsweg |
|---|---|---|---|---|
| ChatGPT Work (OpenAI) | Ab ChatGPT Plus, rund 23 Euro im Monat | Bezahltes ChatGPT-Konto; ein reines Gratis-Konto reicht laut bisherigen Berichten nicht | In Business-, Enterprise- oder Edu-Konten würden Eingaben laut Anbieter nicht fürs Training genutzt, im Plus-Tarif lässt sich das in den Datenkontrollen abschalten | Web und mobile App |
| Copilot in Excel (Microsoft) | Für Privatpersonen 22 Euro im Monat über Microsoft 365 Premium; Firmenkonten oft per Zusatzlizenz ab rund 15,60 Euro pro Nutzer und Monat | Aktuelle Excel-Version mit Microsoft-365-Abo, Copilot-Funktion muss im Tarif enthalten sein | IT-Admins können laut Microsoft Nutzungsdaten einsehen; genaue Angaben zur KI-Datenverarbeitung liefert die Datenschutzerklärung | Excel für Windows, Mac und Web, eingeschränkt mobil |
| Gemini in Google Sheets (Google) | 21,99 Euro im Monat über den Tarif Google AI Pro | Google-Konto mit Google AI Pro oder höher; der günstigere Tarif Google AI Plus reicht laut Google nicht | Google sammelt laut Support Prompts und erzeugte Inhalte, menschliche Prüfung ist möglich – keine sensiblen Daten eingeben | Google Sheets im Browser |
Der Alltagsnutzen zeigt sich am Beispiel einer Beratungsrechnung
Wer etwa drei Stunden Beratung zu 80 Euro zuzüglich 19 Prozent Mehrwertsteuer abrechnen will, tippt diese Angaben zusammen mit den eigenen Firmendaten in einem Satz in den jeweiligen Assistenten. Alle drei Werkzeuge legen daraus eine Tabelle mit Einzelposten, Zwischensumme, Steuer und Gesamtbetrag an, die sich anschließend als Excel- beziehungsweise Google-Sheets-Datei speichern und per E-Mail verschicken lässt.
Der Unterschied liegt im Weiterverarbeiten: Wer ohnehin schon Rechnungen aus PDF-Belegen mit ChatGPT in eine Excel-Tabelle umwandelt, kann mit „Work” nun auch den umgekehrten Weg gehen und die Ausgangsrechnung direkt im selben Werkzeug erstellen. Copilot punktet, wenn die Rechnung anschließend im firmeneigenen Excel-Format mit hinterlegten Formeln weiterläuft. Gemini eignet sich, wenn Kundendaten ohnehin schon in Google Sheets gepflegt werden.
Preis und Voraussetzungen entscheiden über die richtige Wahl
Wer bereits ChatGPT Plus für andere Aufgaben bezahlt, spart sich mit „Work” ein zusätzliches Abo. Für Beschäftigte mit einem Microsoft-365-Konto im Betrieb lohnt sich zuerst die Nachfrage bei der IT-Abteilung, ob Copilot bereits als Zusatzlizenz vorhanden ist, bevor ein privates Premium-Abo infrage kommt. Wer schon mit Google Workspace oder privatem Google-Konto arbeitet, bleibt mit Gemini in der gewohnten Umgebung.
Kostenlose Konten reichen bei keinem der drei Werkzeuge für die vollständige Rechnungstabelle aus – alle drei setzen ein bezahltes Abo ab rund 20 bis 23 Euro im Monat voraus. Wer die Funktion nur gelegentlich braucht, sollte die monatliche Kündigungsfrist im Blick behalten, statt gleich ein Jahresabo abzuschließen.
Keines der drei Werkzeuge ist eine echte Buchhaltungssoftware. Für rechtssichere Rechnungen mit fortlaufender Rechnungsnummer, korrekter Steuernummer und den weiteren Pflichtangaben nach deutschem Steuerrecht prüft keiner der Assistenten automatisch die Vollständigkeit, und wiederkehrende Rechnungen lassen sich nicht ohne Weiteres durchnummerieren oder GoBD-konform archivieren. Für einzelne Rechnungen an Privatkunden mag das reichen – wer regelmäßig und rechtssicher fakturiert, kommt an spezialisierter Rechnungssoftware oder der Steuerberatung weiterhin nicht vorbei.
