Ein zehnseitiges Angebot für einen ausländischen Kunden von Hand zu übersetzen, kostet Zeit und bringt oft die Formatierung durcheinander. DeepL übernimmt bei Word-, PDF- und PowerPoint-Dateien nicht nur den Text, sondern auch Tabellen, Schriftgrößen und eingefügte Bilder. Am Ende liegt eine fertige Datei vor, die aussieht wie das Original – nur in einer anderen Sprache.
DeepL überträgt Text und Layout in einem Arbeitsschritt
Wer Text nur kopiert und in ein Übersetzungsfeld einfügt, bekommt am Ende reinen Fließtext ohne Tabellen, Schriftart oder Seitenumbrüche zurück. Die Dokumentübersetzung von DeepL funktioniert anders: Die komplette Datei wird hochgeladen, DeepL übersetzt den enthaltenen Text und liefert am Ende eine neue Datei im selben Format zurück. Laut DeepL bleibe dabei „das Layout” erhalten, sodass Tabellen, Bilder mit Beschriftung und Schriftarten übernommen würden.
Das unterscheidet die Funktion vom bekannteren DeepL Write, das Geschäftstexte nur auf Rechtschreibung und Stil prüft, aber nicht übersetzt. Für einzelne Sätze oder kurze Geschäftsmails reicht oft ein einfacher Werkzeugvergleich zwischen DeepL, ChatGPT und Google Translate; bei ganzen Verträgen, Angeboten oder Präsentationen mit Tabellen und Bildern spart die Dokumentübersetzung dagegen das Neuformatieren von Hand.
So übersetzt eine Bürokraft ein Dokument in fünf Schritten
Beispiel aus dem Büroalltag: Ein Angebot in Word soll für einen englischsprachigen Kunden übersetzt werden, mit Tabelle und Firmenlogo. Der Ablauf läuft komplett im Browser, ein Zusatzprogramm ist nicht nötig:
- Auf deepl.com ein kostenloses Konto anlegen oder anmelden
- Im Reiter „Dokument übersetzen” die Word-, PDF- oder PowerPoint-Datei per Ziehen und Ablegen hochladen
- Zielsprache auswählen, die Ausgangssprache erkennt DeepL automatisch
- Übersetzung abwarten und das Ergebnis im Vorschaufenster mit dem Original vergleichen
- Übersetzte Datei im Originalformat herunterladen und Fachbegriffe sowie Zahlen noch einmal prüfen
So entsteht aus einem deutschen Angebot eine englische Fassung mit derselben Tabelle und demselben Logo, ohne dass jemand die Formatierung von Hand nachbaut.
Kosten, Kontingent und Zugang im Überblick
Ohne Abo übersetzt DeepL laut eigenen Angaben und unabhängigen Tarifübersichten bis zu drei Dokumente im Monat kostenlos, jeweils bis 5 Megabyte groß. Wer mehr braucht, zahlt im Starter-Tarif rund 8,99 Euro im Monat für fünf Dokumente ohne Zeichenlimit; die Tarifübersicht von DeepL listet weitere Stufen bis zum Ultimate-Tarif für Vielnutzer. Die Dokumentübersetzung läuft im Browser auf deepl.com, als Desktop-App für Windows und Mac sowie mobil per App – DeepL hat seinen Sitz in Köln und bietet den Dienst regulär in Deutschland und der gesamten EU an.
DeepL gibt an, Dokumente nach DSGVO-Vorgaben zu verarbeiten und sie vor Zugriffen Dritter zu schützen; für Verträge mit echten Kunden- oder Firmendaten lohnt trotzdem ein Blick in die eigenen internen Datenschutzregeln, bevor eine Datei hochgeladen wird.
Für kurze interne Notizen oder einzelne Sätze bleibt die einfache Text-Übersetzung auf deepl.com schneller als der Umweg über ein ganzes Dokument. Bei Fachbegriffen, Abkürzungen oder Zahlen aus Tabellen liefert DeepL nicht immer die richtige Übersetzung, deshalb bleibt eine kurze Prüfung des Ergebnisses vor dem Versand an Kundinnen oder Kunden nötig – die Dokumentübersetzung ersetzt kein Vier-Augen-Prinzip bei wichtigen Verträgen.
