Microsoft baut seine Büro-KI Copilot um eine neue Funktion aus: Ab sofort listet sie alle Dateianhänge auf, die eine Nutzerin per E-Mail verschickt oder bekommen hat. Wer eine Rechnung, ein Angebot oder einen Vertrag aus einer älteren Mail sucht, bekommt eine fertige Übersicht statt einer mühsamen Postfach-Suche. Vorausgesetzt wird eine kostenpflichtige Copilot-Lizenz zum Microsoft-365-Konto.
Copilot durchsucht E-Mails jetzt automatisch nach Anhängen
Bisher mussten Beschäftigte selbst überlegen, in welcher E-Mail eine Datei steckte, und das Postfach von Hand durchsuchen. Copilot übernimmt diese Suche jetzt auf Zuruf: Eine einfache Frage wie „Zeige mir alle Anhänge von Frau Krüger aus den letzten vier Wochen” liefert eine fertige Liste mit Dateiname, Absender und Datum. Ein Klick öffnet die Datei direkt, ohne die ursprüngliche Nachricht zu suchen.
Ein Beispiel aus dem Büroalltag: Eine Sachbearbeiterin in der Buchhaltung erinnert sich, dass ein Lieferant vor drei Wochen eine Rechnung per Mail geschickt hat, weiß aber weder den genauen Betreff noch das Datum. Statt das Postfach mit verschiedenen Suchbegriffen zu durchforsten, fragt sie Copilot nach allen Anhängen dieses Absenders im fraglichen Zeitraum und bekommt die Rechnung direkt zur Auswahl.
Microsoft nennt die Funktion in den eigenen Release-Notes für Microsoft 365 Copilot „List email attachments” und führe sie nach eigenen Angaben seit dem 29. Juli 2026 weltweit ein. Copilot in Outlook kann schon länger E-Mail-Entwürfe direkt überarbeiten; die neue Anhang-Liste ergänzt das um die Suche in bereits verschickten und empfangenen Nachrichten.
Die Anhang-Liste spart vor allem beim Rechnungssuchen Zeit
Wer täglich E-Mails mit Dokumenten bearbeitet, kennt das Problem: Eine wichtige Datei ist irgendwo im Postfach vergraben, aber der Betreff fällt einem nicht mehr ein. Genau hier setzt die neue Funktion an, denn sie durchsucht nicht den Text der Mails, sondern gezielt die angehängten Dateien. Das hilft besonders bei wiederkehrenden Aufgaben wie der Ablage von Rechnungen, Lieferscheinen, Verträgen oder Angeboten, die sonst mühsam einzeln gesucht werden müssten.
Aus einer mehrminütigen Suche mit mehreren Anläufen werde laut Microsoft eine Antwort in wenigen Sekunden. Die Liste zeigt zudem, von wem und wann eine Datei kam, sodass sich Anhänge auch dann finden lassen, wenn nur noch der Name des Absenders oder ein ungefährer Zeitraum bekannt ist. Für Teams, die viel per E-Mail mit Kundschaft oder Lieferanten kommunizieren, kann das die tägliche Ablage- und Sucharbeit spürbar verkürzen.
Nötig ist eine bezahlte Copilot-Lizenz zusätzlich zum Büro-Abo
Die neue Anhang-Liste steht nicht allen zur Verfügung, die Microsoft 365 nutzen. Sie gehört zur kostenpflichtigen Zusatzlizenz Microsoft 365 Copilot, die je nach Tarif zwischen etwa 18 und 26 Euro pro Nutzerin und Monat kostet und zusätzlich zu einem bestehenden Business- oder Enterprise-Abo gebucht werden muss, wie ein Preisvergleich für Deutschland zeigt. Die kostenlose Version Copilot Chat, die viele Unternehmen bereits im Abo haben, liest laut Microsofts eigener Erklärung zu den Copilot-Varianten keine echten Postfach-Daten und bietet die Anhang-Suche deshalb nicht an. Verfügbar ist die Funktion im Web sowie in den Programmen für Windows, Mac, iOS und Android – auch in Deutschland und der EU.
So lässt sich die Funktion in der Praxis nutzen:
- Copilot-Chat öffnen, etwa in Outlook, im Browser oder in der Windows-App.
- Eine Frage nach Anhängen stellen, zum Beispiel nach Absender oder Zeitraum.
- Die angezeigte Liste mit Dateiname, Absender und Datum durchgehen.
- Die gewünschte Datei direkt aus der Liste öffnen oder herunterladen.
Entscheidend wird, wie zuverlässig Copilot dabei bleibt, wenn ein Postfach über Jahre gewachsen ist und Tausende Anhänge enthält – erste Erfahrungsberichte dazu fehlen noch. Offen bleibt außerdem, ob Microsoft die Funktion künftig auch in die kostenlose Copilot-Chat-Version aufnimmt oder dauerhaft dem bezahlten Zusatzpaket vorbehält. Wer die Anhang-Suche nutzt, sollte trotzdem vorsichtig bleiben: Firmen- und Kundendaten liegen dabei weiterhin auf Microsofts Servern, weshalb die üblichen internen Regeln zum Umgang mit vertraulichen Anhängen unverändert gelten.
