Eine Verkaufsliste mit tausenden Zeilen sagt auf den ersten Blick wenig aus – erst als Pivot-Tabelle mit Summen nach Monat oder Kategorie wird sie lesbar. Das Anlegen einer solchen Auswertung kostete bisher Zeit und etwas Übung mit Excel. Copilot in Excel übernimmt diese Arbeit jetzt auf Zuruf, ganz ohne eigene Pivot-Kenntnisse.
Copilot baut aus markierten Rohdaten eine fertige Pivot-Tabelle
Copilot lässt sich laut der Microsoft-Hilfeseite zu PivotTables mit Copilot über das Copilot-Symbol unten rechts in Excel öffnen. Anschließend genügt ein Satz wie „Erstelle eine PivotTable mit der Summe der Umsätze, Monat in Zeilen und Kategorie in Spalten“, um aus einer markierten Tabelle eine fertige Auswertung zu bauen – ohne die einzelnen Pivot-Felder von Hand zu ziehen. Passt das Ergebnis noch nicht, lässt es sich mit weiteren Angaben einfach neu anfordern.
Der Ablauf lässt sich in wenigen Schritten zusammenfassen:
- Tabelle mit Rohdaten samt Spaltenüberschriften markieren
- Copilot-Symbol unten rechts in Excel öffnen
- Gewünschtes Ergebnis in einem Satz beschreiben, etwa Kennzahl, Zeilen und Spalten
- Vorschlag von Copilot in der Vorschau prüfen
- Bei Bedarf weitere Details ergänzen und neu generieren lassen
- Fertige Pivot-Tabelle übernehmen und Zahlen stichprobenhaft gegenprüfen
Wer noch keine Copilot-Lizenz besitzt, findet die klassische Pivot-Funktion weiterhin kostenlos über das Menüband unter „Einfügen“. Copilot ersetzt dabei nur die manuellen Klicks beim Aufbau, nicht die Funktion selbst.
So spart die Funktion im Büroalltag Zeit
Vor einer Teambesprechung lässt sich aus einer langen Ausgabenliste in Sekunden eine Übersicht nach Kostenstelle bauen, statt Summen einzeln mit Formeln zusammenzurechnen. Wer bereits Formeln von Copilot erklären lässt, kann die gleiche Unterhaltung anschließend nutzen, um die passende Pivot-Auswertung dazu bauen zu lassen.
Besonders in der Buchhaltung und im Vertriebs-Backoffice fallen regelmäßig Rohdatenlisten an, die für einen Bericht zusammengefasst werden müssen – etwa Arbeitszeiten nach Projekt, Bestellungen nach Lieferant oder Reisekosten nach Abteilung. Wer die fertige Tabelle anschließend optisch aufräumen möchte, findet dafür einen eigenen Copilot-Kurzbefehl für einheitliches Tabellen-Design. So entsteht aus einer unübersichtlichen Rohdatenliste in wenigen Minuten ein präsentierbarer Bericht.
Preis, Zugang und Voraussetzungen im Überblick
Copilot in Excel läuft laut der Microsoft-Übersicht zum Einstieg in Excel für Windows, Mac, im Browser und auf dem iPad – Bearbeiten ist auf dem Smartphone laut Microsoft noch nicht vollständig möglich. Die Funktion steht auch in Deutschland zur Verfügung.
Nötig ist eine kostenpflichtige Microsoft-365-Copilot-Lizenz. Laut der Microsoft-Preisübersicht kostet der Zusatz für Unternehmen bei Jahresabrechnung rund 15,60 Euro pro Nutzerin und Monat (Stand September 2026, rabattiert bis Ende 2026), bei monatlicher Zahlung 21,84 Euro. Ohne Lizenz zeigt Excel das Copilot-Symbol zwar an, die KI-Funktionen bleiben aber gesperrt.
Fließen Kunden-, Personal- oder andere vertrauliche Daten in die Auswertung ein, lohnt vorab ein Blick in die Datenschutz-Einstellungen des jeweiligen Microsoft-365-Kontos. Firmenkonten schließen die Nutzung für das KI-Training laut Microsoft üblicherweise vertraglich aus, bei privaten Konten sollte das gegebenenfalls zusätzlich in den Einstellungen abgeschaltet werden.
Copilot schlägt eine plausible Struktur vor, weiß aber nicht, welche Kennzahl im jeweiligen Bericht fachlich richtig ist. Bei mehrdeutigen Spaltennamen, Rabatten oder nachträglichen Stornos übernimmt die KI mitunter falsche Annahmen in die Summenbildung. Wer eine Pivot-Tabelle für einen wichtigen Bericht nutzt, sollte die Zahlen deshalb vor der Weitergabe stichprobenhaft mit den Ursprungsdaten abgleichen – die Funktion beschleunigt die Auswertung, ersetzt aber nicht die fachliche Prüfung.
