Wer im Büro viel E-Mails, Protokolle oder Kundenanschreiben tippt, kennt das Zeitproblem: Der Text im Kopf ist oft schneller fertig als die Finger auf der Tastatur. Microsoft Word bringt eine eingebaute Diktierfunktion mit, die gesprochene Sätze direkt in Text verwandelt. Wer sie richtig einrichtet, spart beim ersten Entwurf oft mehrere Minuten pro Dokument.
Word verwandelt gesprochene Sätze direkt im Dokument in Text
Der Button „Diktieren” sitzt im Menüband auf der Registerkarte „Start” und ist an einem Mikrofon-Symbol erkennbar. Ein Klick genügt, danach wandelt Word gesprochene Sätze laufend in geschriebenen Text um. Laut Microsoft-Support funktioniert die Funktion in Word für Windows und Mac, im Browser unter Word für das Web sowie in der mobilen App.
Satzzeichen lassen sich per Sprachbefehl ergänzen, etwa „Punkt”, „Komma” oder „Fragezeichen”. Auch einfache Formatierungen wie „fett” oder „neue Zeile” erkenne die Funktion laut Microsoft. Verspricht man sich, korrigiert man die betroffene Stelle im Anschluss von Hand wie bei getipptem Text.
So aktiviert man das Diktieren in Word:
- Word öffnen und den Cursor an die gewünschte Stelle im Dokument setzen.
- Auf der Registerkarte „Start” den Button „Diktieren” anklicken.
- Mikrofonzugriff im Browser oder Betriebssystem erlauben, falls danach gefragt wird.
- Im Diktier-Menü die Sprache auf „Deutsch” prüfen oder umstellen.
- Deutlich sprechen und Satzzeichen per Sprachbefehl wie „Punkt” oder „Komma” ergänzen.
- Diktieren durch erneuten Klick auf den Button beenden.
- Den Text durchlesen und falsch erkannte Wörter von Hand korrigieren.
Diktieren beschleunigt E-Mails, Protokolle und erste Entwürfe
Im Büroalltag eignet sich Diktieren besonders für Texte, die schnell im Kopf entstehen: kurze E-Mail-Antworten, Randnotizen zu einem Kundengespräch oder der grobe erste Entwurf eines Berichts. Wer den Rohtext erst spricht und danach überarbeitet, kommt oft schneller zu einem fertigen Absatz als beim direkten Tippen.
Auch bei Serienbriefen oder Kundenanschreiben lässt sich der Basistext zunächst diktieren und danach wie gewohnt weiterverarbeiten – etwa mit der Word-Seriendruckfunktion, die einen Text automatisch mit einer Adressliste verbindet. Für Beschäftigte mit Beschwerden in Handgelenk oder Schulter entlastet Diktieren zudem die Tastatur im Alltag.
Diktieren ist im Microsoft-365-Abo enthalten, nicht darüber hinaus
Die Diktierfunktion ist laut Microsoft ausschließlich Abonnentinnen und Abonnenten von Microsoft 365 vorbehalten; ein reines Gratis-Konto oder ältere Word-Versionen ohne Abo reichen nicht. Für Privatpersonen kostet das günstigste Einzel-Abo laut Microsoft-Preisübersicht 10 Euro im Monat oder 99 Euro im Jahr, das Familien-Abo für bis zu sechs Personen 13 Euro im Monat oder 129 Euro im Jahr. In vielen Unternehmen ist Microsoft 365 bereits über ein Firmenkonto vorhanden – ein Nachfragen bei der IT-Abteilung lohnt sich vor einem eigenen Abschluss.
Deutsch gehöre laut Microsoft zu den vollständig unterstützten Sprachen, ebenso Englisch, Französisch und weitere große Sprachen; einige seltenere Sprachen liefen nur als Vorschau mit geringerer Erkennungsgenauigkeit. Microsoft gibt an, gesprochene Audiodaten nicht dauerhaft zu speichern, sondern sie nur zur Texterkennung zu übertragen. Wer vertrauliche Kunden- oder Vertragsdetails diktiert, sollte dennoch vorab die eigene Datenschutzrichtlinie und den Auftragsverarbeitungsvertrag mit Microsoft prüfen.
Diktieren ersetzt keine ruhige Schreibpause: Ohne Internetverbindung funktioniert die Funktion nicht, und Hintergrundgeräusche im Großraumbüro stören die Erkennung merklich. Fachbegriffe, Abkürzungen und starke Dialekte erkennt Word nicht immer zuverlässig, ein Korrekturdurchgang bleibt deshalb Pflicht. Wer eine kostenlose Alternative ohne Word-Abo sucht, findet auf dem Mac die systemweite Diktierfunktion von Gemini – bislang allerdings nur auf Englisch.
