Microsoft lässt Copilot in SharePoint seit Kurzem komplette Word-, Excel- und PowerPoint-Dateien direkt aus vorhandenen Ordnern erstellen, ganz ohne leeres Dokument. Vorausgesetzt wird eine Microsoft-365-Copilot-Lizenz; die Funktion ist automatisch aktiv und kostet während der laufenden Testphase nichts zusätzlich.
Copilot baut aus SharePoint-Inhalten fertige Dateien
Copilot in SharePoint hieß bis vor Kurzem noch „KI in SharePoint” und half bislang vor allem beim Beantworten von Fragen zu gespeicherten Dateien. Seit Mitte Juni 2026 kommt eine deutlich weitreichendere Funktion hinzu: Wer eine Anweisung wie „Erstelle einen Statusbericht aus diesem Ordner” eingibt, bekommt daraus eine fertige Word-, Excel- oder PowerPoint-Datei, ganz ohne Kopieren zwischen einzelnen Programmen. Bislang war dafür meist nötig, einzelne Abschnitte manuell aus mehreren Dateien in ein neues Dokument zu übertragen und Formatierungen anschließend von Hand anzugleichen. Laut der offiziellen Produktübersicht von Microsoft lässt sich darüber hinaus aus SharePoint-Inhalten ein interaktiver HTML-Bericht mit Tabellen, Filtern und Kennzahlen bauen, etwa für einen Statusüberblick der Führungsebene. Ein neuer Befehl namens „/Skills” zeigt zusätzlich, welche wiederverwendbaren Arbeitsabläufe im eigenen Unternehmen bereits eingerichtet wurden, sodass niemand bestehende Vorlagen doppelt anlegen muss. Fertige Dateien lassen sich anschließend direkt aus dem Copilot-Chat heraus für einzelne Kolleginnen und Kollegen freigeben, ohne den Umweg über das gewohnte Freigabe-Menü.
Im Büroalltag entfällt stundenlanges Formatieren
Der größte Zeitgewinn entsteht dort, wo bisher Inhalte mühsam aus mehreren Dateien zusammengetragen und von Hand formatiert wurden. Eine Assistenz, die für die Teamleitung jede Woche einen Statusbericht aus Projektnotizen, Tabellen und E-Mail-Anhängen in einem gemeinsamen SharePoint-Ordner zusammenstellt, tippt künftig nur noch eine kurze Anweisung. Copilot durchsucht den Ordner, zieht die relevanten Angaben heraus und liefert eine fertig formatierte Word- oder PowerPoint-Datei mit den wichtigsten Punkten, die sich bei Bedarf noch per Zuruf anpassen lässt. Wer die Funktion ausprobieren will, findet sie an folgenden Stellen:
- In SharePoint eine Bibliothek oder einen Ordner mit den gewünschten Inhalten öffnen.
- Über die Copilot-Schaltfläche unten rechts im Fenster oder das KI-Symbol bei einer Datei den Copilot-Bereich öffnen.
- Eine Anweisung eingeben, etwa „Erstelle einen Statusbericht aus diesem Ordner als Word-Datei”.
- Das Ergebnis prüfen und über eine weitere Anweisung Ton, Länge oder Aufbau anpassen lassen.
- Die fertige Datei direkt aus dem Chat heraus mit Kolleginnen und Kollegen teilen.
Fehlt die Copilot-Schaltfläche, liegt das meist an einer fehlenden Lizenz oder daran, dass die eigene Organisation die Funktion für bestimmte Seiten deaktiviert hat.
Die Funktion kostet nur über die bestehende Copilot-Lizenz
Copilot in SharePoint ist laut Microsofts eigener Anleitung für die Einrichtung Teil der bestehenden Microsoft-365-Copilot-Lizenz und kostet weder während der aktuellen Testphase noch nach dem geplanten regulären Start zusätzliches Geld. Seit Mitte Juni 2026 läuft die Funktion als sogenannte Opt-out-Vorschau automatisch für alle Nutzerinnen und Nutzer mit gültiger Copilot-Lizenz an; ein IT-Team muss nichts eigens freischalten. Wer bereits Copilot in Excel für den Monatsabschluss einsetzt, greift also auf dieselbe Lizenz zurück, nur eben mit einem SharePoint-Ordner statt einer einzelnen Tabelle als Ausgangspunkt. Ohne Microsoft-365-Copilot-Lizenz bleibt der beschriebene Copilot-Bereich in SharePoint unsichtbar; ein normales Microsoft-365-Business- oder -Enterprise-Konto allein reicht nicht. Nicht unterstützt wird die Funktion aktuell in behördlichen US-Regierungsclouds sowie im chinesischen Betrieb durch 21Vianet; für reguläre Firmenkonten in Deutschland und der EU gilt diese Einschränkung nicht. Welche Sprachen Copilot in SharePoint beherrscht, hängt davon ab, welche Sprache sowohl SharePoint als auch Microsoft 365 Copilot unterstützen; Deutsch zählt laut Microsoft zu den unterstützten Sprachen beider Dienste.
Entscheidend wird, ob Microsoft die Funktion aus der offiziell noch laufenden Testphase in einen regulären Dauerbetrieb überführt, ohne an Kosten oder Funktionsumfang wesentlich zu ändern; ein festes Datum dafür nennt das Unternehmen bisher nicht. Weil Copilot dafür ganze SharePoint-Ordner durchsucht, lohnt sich vor dem ersten Einsatz ein Blick in interne Vorgaben zum Umgang mit Kunden- und Vertragsdaten, insbesondere wenn Ordner mit sensiblen Inhalten dafür infrage kommen. Wie zuverlässig die erzeugten Dateien inhaltlich sind, hängt zudem stark von der Qualität und Aktualität der Ausgangsdaten im Ordner ab – eine Prüfung durch Menschen bleibt vor dem Versand an Kundschaft oder Führungsebene ratsam.
