Wer im Büro immer wieder ähnliche Anfragen beantwortet – etwa Terminbestätigungen, Rückmeldungen zu Rechnungen oder Standard-Absagen –, tippt denselben Text häufig in leicht abgewandelter Form neu. Gmail bietet dafür seit Jahren eine eigene Vorlagen-Funktion, die sich mit der KI Gemini kombinieren lässt: Gemini liefert einen ersten Textentwurf, die Vorlage sorgt dafür, dass er danach dauerhaft griffbereit bleibt.
Vorlagen speichern wiederkehrende Texte einmal für alle
Vorlagen in Gmail sind eine Funktion, die zunächst in den Einstellungen aktiviert werden muss. Danach lässt sich jeder verfasste Text über ein Menü als Vorlage sichern und bei der nächsten passenden E-Mail mit einem Klick wieder einfügen. Die Funktion steht laut Google jedem Gmail-Konto offen, egal ob privat oder geschäftlich, allerdings bislang nur am Computer.
Wer öfter mit dem Schreiben selbst hadert, kann sich den ersten Entwurf zusätzlich von der KI Gemini in Gmail formulieren lassen. Über die Schaltfläche „Formuliere für mich” reicht eine kurze Beschreibung des Anliegens, damit Gemini einen passenden Textvorschlag liefere. Der Entwurf lässt sich anschließend mit weiteren Anweisungen wie „förmlicher formulieren” oder „Liefertermin ergänzen” gezielt nachschärfen.
So entsteht in sechs Schritten die erste E-Mail-Vorlage
Ein typisches Beispiel aus dem Büroalltag: Eine wiederkehrende Rückmeldung zu verspäteten Lieferungen soll künftig nicht mehr jedes Mal neu formuliert werden.
- In den Gmail-Einstellungen unter „Erweitert” die Option „Vorlagen” aktivieren und speichern
- Neue Nachricht öffnen und bei vorhandenem Workspace- oder Google-AI-Konto über „Formuliere für mich” einen ersten Entwurf erstellen lassen
- Entwurf mit einer Zusatzanweisung wie „förmlicher formulieren” nachschärfen
- Persönliche Angaben wie Namen oder Auftragsnummern durch Platzhalter in eckigen Klammern ersetzen
- Über das Dreipunkt-Menü „Vorlagen” den fertigen Text als neue Vorlage speichern
- Bei der nächsten ähnlichen E-Mail die Vorlage einfügen und die Platzhalter individuell ausfüllen
Am Ende steht eine kleine Bibliothek aus Standardtexten, die sich jederzeit erweitern oder anpassen lässt, ohne dass jemand von vorn beginnen muss.
Kosten, Zugang und Voraussetzungen im Überblick
Die reine Vorlagen-Funktion kostet laut Google nichts und setzt kein Zusatzabo voraus. Anders sieht es bei Geminis Schreibhilfe aus: Google-Workspace-Konten mit einem Tarif ab Business Standard bekämen „Formuliere für mich” laut der offiziellen Gemini-Hilfeseite weltweit in mehreren Sprachen freigeschaltet, darunter Deutsch. Private Gmail-Konten ohne Firmenabo dagegen erhielten die Funktion laut derselben Quelle bislang nur in den USA – selbst mit einem zusätzlichen Google-AI-Abo bleibt der Zugang für Privatkonten in Deutschland damit vorerst unsicher.
Für Büro-Teams mit Google Workspace ist der Zugang deshalb der zuverlässigere Weg: Die genauen Tarifpreise listet die Preisseite von Google Workspace je nach Laufzeit und Nutzerzahl gestaffelt auf. Wer Kunden- oder Auftragsdaten in eine Vorlage oder einen Gemini-Prompt einträgt, sollte sensible Angaben vorher durch Platzhalter ersetzen und im Zweifel die internen Datenschutzregeln des eigenen Unternehmens prüfen.
Gemini liefert brauchbare erste Entwürfe, ersetzt aber keine inhaltliche Prüfung: Zahlen, Fristen und Fachbegriffe sollten vor dem Versand noch einmal gegengelesen werden, da die KI naturgemäß keinen Einblick in interne Vorgänge hat. Und wer in Deutschland nur ein privates Gmail-Konto ohne Firmenabo nutzt, bekommt aktuell zwar die kostenlosen Vorlagen, aber vorerst keine KI-Schreibhilfe dazu – dafür bleibt vorläufig nur das eigene Formulieren oder ein Umstieg auf ein anderes Werkzeug.
